Dit document is bedoeld als basis om inzicht te geven in de organisatiestructuur van AV Hylas met als doelstelling het werven van vrijwilligers te vereenvoudigen.

Het overzicht geeft aan welke vrijwilligerstaken er zijn, tot welke commissies ze kunnen behoren of wat er tevens als losstaande vrijwilliger gedaan wordt.

 

Bovendien willen we hiermee het wervingsproces vergemakkelijken doordat geïnteresseerden een beknopte beschrijving krijgen mbt de taak en te besteden tijd. Hiernaast kan steeds met diverse mensen binnen Hylas gesproken worden voor meer details!

Algemene organisatiestructuur

Bestuur - 5 personen

Op dit moment bestaat het bestuur van Hylas uit 5 personen:

• bestuurslid baanatletiek (Sergei van Exel)

• bestuurslid lopen (Rob Eppinga)

• Voorzitter (Marcel van Zon)

• Penningmeester (Kees Jan Schouten)

• Secretaris (Christian van den Bruinhorst)

 

Hylas’ structuur bestaat uit 3 clusters :

• Cluster baan atletiek

• Cluster lopen

• Cluster facilitair (deel hiervan uit makend zijn meerdere commissies, zie meerjarenplan)

 

De clusters worden ondersteund door verschillende commissies. De belangrijkste commissies zijn hieronder beschreven om een inzicht te verschaffen in de verschillende taken en de bezetting alsmede in welk cluster en diens commissie nog ondersteuning nodig is.

 

De commissies

Hieronder staat een niet limitatieve opsomming van bestaande commissies en bijhorende vrijwilligerstaken. Je kan vast lid van een commissie worden of als losse vrijwilliger worden ingezet bij de activiteiten van deze commissies. Klik op onderstaande link voor meer informatie over de commissie en/of de verschillende taken waarbij jij kan helpen.

 

Overzicht commissies:

• Wedstrijdcommissie

• Kleding commissie

• Ledenadministratie

• Sponsor commissie

• Commissie Communicatie

• Kantinecommissie

• Evenementencommissie

• Commissie Accommodatie

 

Een overzicht van alle losse vrijwilligerstaken zijn opgesomd in dit overzicht HIER

Er is nog 1 overkoepelende functie waarvoor we graag een enthousiaste persoon zouden vinden. Meer info over deze Vrijwilligerscoördinator staat HIER

 

Wedstrijdcommissie

Wat doen ze?

De wedstrijdcommissie organiseert wedstrijden gedurende het jaar.

Per kwartaal zijn er ongeveer 2 voorbereidingsvergaderingen.

Taken van de wedstrijdcommissie bestaan o.a. uit:

• Wedstrijdsecretariaat: invoeren van de wedstrijd op atletiekunie.nu; verwerken gegevens op atletiek.nu, bijhouden wedstrijdvoortgang op schermen in de kantine, uitprinten en verdelen “prestatiekaart”(pupillen)

• Organisatie van de dag: regelen starter, scheidsrechter, microfonist, wedstrijdleider, juryleden en andere hulptroepen, Elektronische tijdmeting (ET), materiaal klaarzetten en opruimen

• Afstemming met andere commissies om de dag vlot te laten lopen (bijv kantinecommissie etc..)

• Aanschaf prijzen, medailles, bekers

• EHBO team: regelen aanwezigheid, opvangen op de wedstrijddag en begeleiden van het team.

• Aanstellen wedstrijdleider: opstellen en toezien op het chronoloog

 

Hoeveel leden heeft de commissie en wie zijn het?

Huidig aantal leden in de commissie: 6 (Jelle van der Schaaf, Frank Hilberts, Freija Kleine Koerkamp-Slobbe, René Tijmstra, Sergei van Exel, Paul van de Gragt)

 

Openstaande vacatures

We zijn op zoek naar back-up voor een aantal specifieke taken in de wedstrijdcommissie, alsmede naar een poel vrijwilligers:

1. Wedstrijdcommissie

Taak/commissielid	tijdsinschatting	Ja, ik wil graag back up zijn!
Wedstrijdsecretariaat (back-up)	In voorbereiding (x uur) & tijdens wedstrijd (x uur) per wedstrijd
Wedstrijdsecretariaat hulp	Gedurende de wedstrijddag
Elektronische tijdmeting (back-up)	Tijdens de volledige wedstrijddag

 

2. Vrijwilligers:

Welke taken kan je als vrijwilliger voor je rekening nemen en hoeveel tijd kost het?

We moedigen zowel de jeugdleden als volwassenen aan om hierop in te schrijven.

 

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Voorbereiding avond voor wedstrijd	De avond voor de wedstrijd, helpen bij de opbouw (onder begeleiding hordes plaatsen, sectoren uitzetten, .. eenvoudige taken, geen voorkennis vereist!	2h / wedstrijd	Ja / nee
Assistent jurylid (niet-officieel)	Helpen tijdens de wedstrijd: bijv atleten op volgorde zetten, opmeten afstanden, terugbrengen bal/discus/kogel,…), weinig voorkennis vereist *	Tijdens het betreffende onderdeel	Ja/nee
Jurylid (officieel)	Aansturen van de assistent-juryleden en algemene leiding van het onderdeel. Voorkennis vereist, middels een officiële cursus**	Mogelijk inzetbaar bij meerdere onderdelen	ja/nee

Jurylid worden, wat betekent dit? * + **

Er zijn twee manieren om jurylid of assistent-jurylid te zijn.

1. Officieel: 2 daagse cursus (4h/dag) gegeven door een Atletiek Unie official. Bij voldoende belangstelling wil Hylas deze twee dagdelen organiseren op de club.

 

2. niet-officieel: Hylas heeft momenteel een aantal officieel opgeleide juryleden. Zij willen graag jullie de beginselen bijbrengen.

Lengte: gedurende 1 of 2 trainingen van je atleet, in de kantine van Hylas. Er wordt dan behalve de theorie, ook naar de baan gelopen zodat eea praktisch kan worden toegelicht.

 

Tijdens competities (buiten de eigen vereniging), is een vereniging verplicht om juryleden aan te leveren. Ook hiervoor kan je dan dus aangesteld worden.

 

Kan ik altijd bij mijn kind assistent-jureren?

Over het algemeen zal de wedstrijdcommissie je zoveel mogelijk bij je eigen atleet inroosteren. Mocht dat niet het geval zijn, kan je altijd wisselen met een andere ouder of mede-jurylid, zodat je zelf naar je atleet/kind kan kijken.

 

Ondersteunende taken bij wedstrijden

Er is een aantal ondersteunende taken die noodzakelijk zijn om een wedstrijd goed te laten draaien. Deze taken zijn hieronder opgesomd; de uitvoerende personen zijn niet noodzakelijk onderdeel van de wedstrijdcommissie maar zijn nauw verbonden hiermee.

 

Taken en huidig team:

• Starter: Theo van de Schaaf

• Wedstrijdleider: Remco Bruin

• Scheidsrechter: Remco Bruin

• Microfonist: Peter Winkel

• Elektronische Tijdsmeting (ET): Yordi Verkroost, Herman Westerveld en Jelle van der Schaaf

• EHBO’ers: Fleur Groot, Koos Rietbroek

• Jury-coördinator: *NIEUW*

  • Zorgen dat er voldoende juryleden zijn bij alle onderdelen tijdens de wedstrijddag vanuit de juryledenpool (niet werven juryleden)

 

Openstaande vacatures ondersteuning wedstrijd

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Starter	Officiële starter voor de wedstrijd; de persoon met het startpistool. Voorkennis en opleiding vereist, te regelen via Hylas	Gedurende de wedstrijddag
Wedstrijdleider	Opstellen wedstrijdschema. Voorkennis en opleiding vereist, te regelen via Hylas	In voorbereiding van en gedurende de wedstrijddag
Scheidsrechter	Toezien op naleving van atletiekunie regels en voorschriften. Voorkennis en opleiding vereist, te regelen via Hylas	Gedurende de wedstrijddag
Microfonist	Publieke aankondigingen tijdens de wedstrijd: uitslagen, volgordes en sfeer maken, muziek verzorgen, prijsuitreiking begeleiden	Gedurende de wedstrijddag
ET (Elektronische Tijdswaarneming)	Plaatsen en bedienen van de ET	In voorbereiding van en gedurende de wedstrijddag bij looponderdelen
Jury coördinator	Coördineren van de juryleden tijdens de wedstrijddag	Gedurende de wedstrijddag
EHBO’er	Reguliere EHBO taken	Tijdens de wedstrijddag	Ja/nee

 

 

Commissie kleding

Wat doen ze?

De kledingcommissie zorgt voor de clubkleding in de ruime zin van het woord: wedstrijd- en trainingskleding, tassen, etc..

Taken:[

• Aankoop kleding, eventueel zoeken naar leveranciers (Hylas heeft net nieuwe leveranciers)

• Bestellingen verwerken, inclusief betalingen regelen

• Andere administratieve werkzaamheden: inventaris bijhouden.

 

Hoeveel leden heeft de commissie en wie zijn het?

De huidige samenstelling zijn 3 personen: Sergei van Exel, René Tijmstra en Frank Hilberts

 

Openstaande vacatures:

Onderdeel van de kleding commissie zijn is niet veel werk, maar er is nood aan ondersteuning van de huidige leden, gezien deze reeds in andere commissies vertegenwoordigd zijn.

De vacature is vrij in te vullen, mag een combinatie van bovenstaande taken zijn en kan uitgebreid worden.

We spelen met het idee om een tweedehandsmarkt voor de kleding van de pupillen op te zetten bijvoorbeeld!

 

Taken	De kledingcommissie is mijn ding. Ik wil graag helpen !
Administratie	Ja/nee
Inkoop	Ja/nee
Vrij in te vullen vacature kledingcommissie	Ja/nee

 

Ledenadministratie

Wat doet de ledenadministratie?

De ledenadministratie is erg belangrijk. Hier worden niet alleen het aantal leden bijgehouden van alle clusters, maar ook enige wijzigingen in het bestand. Bovendien worden de contributies vanuit hier administratief geregeld.

Taken:

• Email communicatie nieuwe leden

• Administratie op orde houden

• Voorbereiden automatische incasso (1 keer per kwartaal; +/- 1 uur)

• Debiteurenbeheer

 

Hoeveel leden zijn er en wie zijn het?

Op dit moment is Wendy Kooij volledig verantwoordelijk voor de ledenadministratie.

Graag willen we haar ondersteunen met 1 of 2 personen alsmede de continuïteit te kunnen waarborgen!

 

Openstaande Vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Backup van bepaalde taken	Overeen te komen met Wendy, we stellen jullie graag voor	otk	Ja / nee
Overnemen taken ter ondersteuning	Overeen te komen met Wendy, we stellen jullie graag voor	otk	Ja / nee

 

 

Sponsor commissie

Wat doet de sponsorcommissie?

De sponsorcommissie houdt zich bezig met het aantrekken van sponsoren. Op deze manier kan Hylas er bijvoorbeeld in de toekomst voor zorgen dat de geldelijke bijdragen voor de atleten verlicht worden, de faciliteiten goed onderhouden worden, speciale evenementen georganiseerd worden etc..

Taken:

• Aantrekken sponsoren

• Sponsorcontracten opstellen

• Sponsorborden regelen

• Administratie bijhouden

• Sponsordag organisatie ism de evenementen commissie

 

Hoeveel leden zijn er en wie zijn het?

Op dit moment hebben we 1 persoon, nl Antoine La Rooij (a.i.). Graag zien we nog een aanvulling bij deze commissie. Heb je een mooi netwerk in de omgeving en vind je het leuk om Hylas te promoten… meld je aan!

 

Openstaande Vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Sponsor commissie lid	Zie boven	otk	Ja / nee

 

 

Commissie Communicatie

Hieronder zou kunnen vallen: een communicatie strategie uitdenken ter bevordering van de algemene communicatie in de breedste zin van het woord, de website & andere socials opfrissen en beheren.

Meld je aan als je hierover wil meedenken en/of een bijdrage wil leveren.

 

Openstaande Vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Meedenken en opstellen communicatieplan	Denk mee over communicatie: wat is er, wat kan er anders, wat willen we graag bereiken	Van tijdelijke aard	Ja / nee
Permanent deel uitmaken van de nieuwe commissie	Geef zelf vorm aan de taken binnen de commissie en kies waaraan jij wil bijdragen		Ja/nee

 

De website van Hylas wordt wel actief onderhouden door onze webmaster, Margriet van Eck Poppe

Wat gebeurt er vandaag?

Het onderhouden van de website:

• Updates invoeren

• Foto’s en nieuwsstukken uploaden

• ..

Graag willen we de website opfrissen, en eens kritisch kijken zowel naar de opzet als naar de website infrastructuur.

 

Hoeveel leden zijn er en wie zijn het?

Momenteel wordt de website onderhouden door Margriet. Graag willen we haar ondersteuning bieden en continuïteit garanderen.

Voor de opfrissing zijn we op zoek naar mensen met ervaring in het opzetten / onderhouden van websites en staan we open voor nieuwe ideeën! Dus heb je ideeën over hoe een update van onze digitale toegangspoort eruit moet zien: meld je aan!

 

Openstaande Vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Back-up Margriet	We brengen je graag in contact!		Ja / nee
Meedenken opfrissen website			Ja/nee
Opzetten centrale socials strategie			Ja/nee

 

 

Kantinecommissie

Wat doet de kantine commissie?

De kantine commissie heeft een centrale missie voor de vereniging!

Hieronder vind je een niet-exhaustieve opsomming van de taken die binnen de commissie opgenomen kunnen worden:

Taken:

• Adviseren van het bestuur over de mogelijkheden om de aantrekkelijkheid van de kantine voor leden en andere bezoekers te vergroten

• Inkoop, verkoop en administratie van de te verkopen goederen en benodigdheden voor keuken/barexploitatie

• Afspraken met leveranciers

• Zorgen voor de aankleding van kantine

• Coördinatie van kantinediensten

• Bewaken van de hygiëne in de kantine & bijhouden textiel wassen

• Beheer van de inventaris

• Ondersteunen van de verenigingsactiviteiten in samenwerking met de andere commissies (bijv wedstrijd, evenementen commissie etc)

• Kascommissie

 

Hoeveel leden zijn er en wie zijn het?

De kantine (commissie) kan zomaar het kloppende hart van de vereniging worden! We zijn op zoek naar een leid(st)er voor het opzetten van de commissie aangevuld met een poel jeugd- en volwassen leden en/of ouders zien die het leuk vinden om dit op te pakken!

De kascommissie is wel al actief en wordt momenteel door Leo Doornbos waargenomen.

 

Openstaande Vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Hoofd kantine	Overzien bovenstaande taken	otk	Ja / nee
Kantine commissie lid	Meedenken en uitvoering deel van bovenste taken	otk	Ja/nee
Kantine dienst draaien	De bar bedienen tijdens een evenement	4 h/evenement	Ja/nee
Kasbeheer/controle	Back-up voor Leo	1x/jaar 2h	Ja/nee

 

 

Evenementen commissie

Wat doet de evenementen commissie?

De organisatie van allerlei evenementen voor Hylas zal door deze commissie georganiseerd worden. Denk hierbij aan kerstborrel, nieuwjaarsrecepties, BBQ’s, kampeerweekend, …

De commissie werkt nauw samen met het bestuur en andere commissies.

Aankomend jaar bestaat Hylas 40 jaar! Dat willen we niet onopgemerkt voorbij laten gaan.

Deze commissie zal hierbij een belangrijke rol spelen in het meedenken en organiseren!

 

Een greep uit een aantal taken:

• Bedenken evenementen en thema’s

• Versturen uitnodigingen

• Aankleding faciliteiten

• …

 

Hoeveel leden zijn er en wie zijn het?

Maaike Schouten (a.i.) en Olivier Kleine Koerkamp.

En…

In de wandelgangen horen we enthousiastelingen, meld je aan en we maken er een mooi commissie van!

Meld je nu aan en geef mede vorm aan de commissie!

 

Openstaande vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Commissie lid	Geef zelf invulling aan de commissie en jouw aandeel daarin	otk	Ja / nee
Deel van de vrijwilligerspoel kantine	Je bent inzetbaar tijdens de evenementen, maar bent geen officieel onderdeel van de commissie.	4 h/evenement	Ja/nee

 

 

Commissie Accommodatie

Wie zijn het?

De commissie bestaat uit 2 vaste leden die minsten 1 maal per week op de accommodatie diverse werkzaamheden verrichten en 5-tal oproepbare leden die oproepbaar zijn voor speciale werkzaamheden en werkzaamheden die de vaste leden niet samen kunnen uitvoeren.

 

Wil je graag meer informatie en details, aarzel niet om Theo van de Schaaf aan te spreken!

Aanspreekpunt: Theo van der Schaaf

 

Oproepbare commissie leden:

• Carol Peperkamp

• Jelle van der Schaaf

• Jan Bruin

• Hillebrand Verkroost

• Jos Metselaar

 

Wat doet de commissie?

Er zijn diverse taken, hieronder zijn de drie hoofdpunten aangehaald. Meer info: via Theo van de Schaaf!

1. Toezicht op en onderhouden contact met de diverse bedrijven voor facilitaire diensten:

• Controle baanverlichting

• Blusapparatuur

• Alarmsysteem

• Noodverlichting (BHV)

 

2. Uitvoerende taken mbt atletiekbaan en algemene accommodatie

• Rondje clubgebouw en baan: 1x week

• Repareren defecte materialen (atletiekmaterialen)

• Bestellen van materialen (atletiekmaterialen)

• Schoonmaken clubgebouw & Toiletten (Ferdie van der Heide)

 

3. Coördinatie met Alkmaar sport mbt verhuur baan

• Afstemming schoolsport (coördinatie met Alkmaar sport en andere huurders)

 

Openstaande Vacatures

Vrijwilliger taak	Korte omschrijving	Tijdsinschatting	Ja hierbij wil ik best helpen!
Algemene vrijwilliger bij accommodatie commissie	Overeen te komen met Theo	otk	Ja / nee

 

 

Tot zover het overzicht van de commissies, de plannen en openstaande vacatures!

 

Vrijwilligerspoel

 

Denk je nu, dat is allemaal net even iets te ingewikkeld maar wil je wel iets betekenen voor Hylas, meld je dan aan voor de vrijwilligerspoel.

 

Als je in de vrijwilligerspoel zit, kunnen we je contacteren wanneer er eenvoudige taken en hulpvragen zijn. Je wordt dan niet een vast onderdeel van een commissie, maar bent vrij inzetbaar voor algemene taken.

 

Wat kan je verwachten?

Een tijdje voor de betreffende activiteit (ongeveer 1,5 tot 2 maanden), wordt er contact met je opgenomen met de vraag of je beschikbaar bent op een bepaalde datum voor het uitvoeren van een taak met jouw voorkeur. Dan kan je aangeven of je wel/niet beschikbaar bent!

 

Hieronder kan je aangeven welk type taken jouw voorkeur zou wegdragen.

 

Voorkeur keuze:	Keuze 1	Keuze 2	Keuze 3
Hulp bij wedstrijd voorbereiding
Hulp tijdens wedstrijd voor ondersteunende taken
Hulp bij Evenementen (voorbereiding of tijdens)
Hulp bij Kantine

 

 

De vrijwilligerscoördinator

 

Nog 1 laatste toevoeging!

We vertrouwen erop dat de poel met succes vol stroomt. Om de coördinatie van alle activiteiten voor vrijwilligers goed te laten verlopen, zijn we tevens op zoek naar iemand die de administratie hieromheen op zich wil nemen.

 

Openstaande Vacature

Wat doet een Vrijwilligerscoördinator?

Taken:

• werkt overkoepelend en ondersteunend aan de commissies en het bestuur

• administratie van het vrijwilligersbestand (voorkeuren, contact gegevens bijhouden)

• contact opnemen met vrijwilligers

• overziet dat alle taken duidelijk zijn en uitvoerbaar zijn voor de poel en werkt hiervoor samen met de commissies

• is eerste contactpunt voor vrijwilligers

• inventariseert en koppelt wensen, behoeftes van vrijwilligers terug aan bestuur en commissies ter bevordering van taken en proces!

 

	Taken	tijdsbesteding	Ja, dat lijkt me wat!
Vrijwilligerscoördinator	Zie boven en is tevens open voor eigen invulling	tbd	Ja/nee

 

 

Contactpersoon:

 

Sergei van Exel

06-25056311

Sergeivanexel@hotmail.com