Clubrecords worden alleen erkend indien
•    Indien er een bestaand clubrecord is, het bestaande record verbeterd is.
•    De wedstrijd waarbij het record verbeterd is een officiële wedstrijd is.
•    De deelnemer die het record verbeterd heeft in het bezit is van een wedstrijd licentie van Hylas.
•    Het onderdeel waarvan het record verbeterd is op dat moment behoort tot het wedstrijdprogramma volgens het Wedstrijdreglement van de atletiekunie voor de categorie waarvoor het record is aangevraagd.  
•    De aanvrager gerechtigd is volgens het Wedstrijdreglement van de atletiekunie op in de desbetreffende categorie op het desbetreffende onderdeel uit te komen.  
•    De categorie en onderdeel volgens het wedstrijdboek van de atletiekunie op het programma van de desbetreffende wedstrijd stond.  
•    De record aanvraag dient binnen 1 maand na het behalen van record schriftelijk wordt ingediend bij de clubrecordcommissie.  
•    Een clubrecord dient door trainer, ouder of atleet schriftelijk worden doorgegeven. De uitslagen moeten terug te vinden zijn online. Voor records van junioren, senioren en masters kunnen sprint- en springonderdelen alleen goedgekeurd worden als de wind niet meer is dan +2.0 m/s. In deze leeftijdscategorie worden records zonder windmeting niet gezien als clubrecord.
•    Alleen officiële tijden bij wegwedstrijden gelden, dus de tijd tussen het klinken van het startschot en passeren van de finish streep. “Netto tijden” worden niet erkend als clubrecord.
•    Handtijd voor sprint en midden langeafstanden worden vanaf 2020 niet meer goedgekeurd als record.

Op bovengenoemde regels gelden de volgende uitzonderingen
•    Veteranen Masterrecords behaald tijdens een seniorenwedstrijd worden ook erkend.
•    Elektronisch geregistreerde tijden, mits via officiële elektronische tijdregistratie geregistreerd gaan boven bestaand hand geklokte tijden. Hierbij wordt aangenomen dat hand geklokte tijden gemiddeld 0,24 sec te snel geklokt worden. Elektronische tijden worden in de clubrecord lijsten in 2 decimalen weergegeven. Voorbeeld 1 clubrecord is 58.2 s nieuw gelopen tijd is 58.38 s aangezien handtijd 0,2 sec te snel is wordt het nieuwe clubrecord 58.38 s. Voorbeeld 2 clubrecord is 58.38 s dit record kan pas verbeterd worden als 58.1 als handtijd wordt gelopen.
•    Bij junioren D, C, B en A behaalde records gelden ook voor de bovenliggende categorieën, t/m senioren indien het onderdeel ook door die categorieën als record zou gelden. Mits bij technische nummers de gewichten in de bovenliggende categorieën hetzelfde zijn. Voorbeeld Meisje junior C werpt discus 38,30 m deze afstand komt ook in aanmerking voor een clubrecord bij de MJB, MJA en Dsen indien de records daar lager zijn. MJC, MJB, MJA en Dsen werpen met een discus van 1 kg.  

Wijzigingen op dit reglement worden alleen uitgevoerd door de clubrecordcommissie in overleg met het bestuur.

De clubrecordcommissie